Organizar um evento envolve uma série de ações. E para que tudo saia perfeito como deve ser é preciso muito planejamento. Vamos falar um pouco sobre a importância de se criar planos de ação estratégicos e quais os principais passos que um profissional desta área deve seguir para alcançar o sucesso do evento.
Há vários tipos de eventos: corporativos, palestras, shows, conferências, convenções e tantos outros. Seja qual for o formato, é fundamental que ele seja preparado com muito profissionalismo para proporcionar uma ótima experiência aos convidados e atingir aos seus principais objetivos. E por falar em definir objetivos, este é o melhor ponto de partida para o planejamento estratégico de um evento. A seguir vamos conferir as principais ações de cada fase da produção de eventos.
Etapas do planejamento estratégico de eventos
Basicamente, a realização de um evento é dividida em 3 etapas:
∙ Planejamento É o momento de buscar a clareza do propósito do evento, de criar o seu conceito e definir bem o público-alvo, traçando um perfil detalhado dos resultados que se deseja atingir bem como de suas necessidades operacionais. Quanto mais informações se reúne mais clara é a imagem que se forma e maiores são as chances de se acertar. Faz parte desta etapa também a formação de equipe, a captação de recursos (ou a definição da verba disponível) e a definição de necessidades operacionais.
∙ Realização Esta é a fase “mão na massa”, em que serão realizadas a divulgação do evento, a organização do espaço, a definição dos responsáveis e prazos para formatar cada plano de ação. Uma boa dica para não se perder é organizar todas essas ações em uma planilha, completando os espaços dos espaços responsáveis e tempo planejado para execução.
∙ Pós-evento
Muito se engana quem pensa que o evento acaba no momento em que os convidados vão embora. Há muito a se fazer dependendo do formato do evento, como os agradecimentos pela presença, a coleta de feedbacks, as avaliações, entre outras ações que estreitam laços e podem contribuir para o aprimoramento de próximas empreitadas.
Conte com uma equipe profissional
Como você pode ver, existem diversos pontos para se pensar em um evento. E por mais que ele seja bem planejado, imprevistos sempre acontecerão. Para garantir que cada fase do seu evento seja planejada e executada com excelência é realmente indicado contratar uma empresa com experiência no assunto, que tenha competência não apenas em organizar o evento como estar apta para realizar as prováveis adaptações necessárias ao longo do processo em tempo hábil.
Ou seja, é preciso ter muita estratégia para planejar e muito “jogo de cintura” para lidar com eventualidades que certamente surgirão. E essa competência só se adquire com dedicação e bagagem.
Por isso, conte com a Riscalla Corporativo para produzir seu evento. Temos vasta experiência na organização de eventos de diversos formatos e portes, acompanhando cada fase da produção com muito envolvimento. Será um grande prazer cuidar de tudo para o sucesso de sua iniciativa.
Convidamos você a conhecer alguns cases de eventos que deixaram nossos clientes muito satisfeitos. Estamos à disposição para transformar o seu evento em uma experiência inesquecível.
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